Διαδικασία Ολοκλήρωσης Πράξεων

Βασικό έγγραφο της διαδικασίας –η οποία αναλυτικά μπορείτε να δείτε στο Σύστημα Διαχείρισης και Ελέγχου - είναι η Έκθεση Ολοκλήρωσης πράξης, η οποία συμπληρώνεται μέσω της ηλεκτρονικής υποβολής του ΟΠΣ ιστοσελίδα http://logon.mnec.gr/, με τους κωδικούς που διαθέτει κάθε Δικαιούχος. Η Έκθεση Ολοκλήρωσης, στη συνέχεια εκτυπώνεται μέσω της εφαρμογής, υπογράφεται από το Νόμιμο Εκπρόσωπο με σφραγίδα του Δικαιούχου και αποστέλλεται με ένα διαβιβαστικό έγγραφο προς την  ΕΥΔ ΕΠ Ψ.Σ εντός συγκεκριμένης προθεσμίας.

Στην ‘Έκθεση Ολοκλήρωσης επισυνάπτονται τα εξής Υποχρεωτικά [1] τεκμηριωτικά Έγγραφα:

 

Τεκμηριωτικά έγγραφα ή άλλα στοιχεία στην Έκθεση Ολοκλήρωσης

Σκοπός/παρατηρήσεις

Τίτλος υποδείγματος /υποβολής

1

  • Πρωτόκολλα οριστικής παραλαβής για κάθε υποέργο (σύμβαση)
  • Εγκρίσεις από αρμόδιο όργανο & έγγραφο πιστοποίησης τελικής πληρωμής του υποέργου (σε περιπτώσεις που απαιτείται)
  • Βεβαιώσεις περαίωσης, πρωτόκολλο οριστικής παραλαβής (μόνο για υποέργα που υλοποιήθηκαν με ίδια μέσα)
  • Αντίγραφα επίσημων εγγράφων των υποέργων με τα οποία επιβεβαιώνεται η ολοκλήρωση του φυσικού & οικονομικού αντικειμένου για κάθε υποέργο

 

Για τα υποέργα που υλοποιήθηκαν με ίδια μέσα να γίνει χρήση του

Βεβαιωση Περαιωσης Υποεργου Υλοποιησης με Ιδια Μεσα

2

  • Τελικό Δελτίο Παρακολούθησης Προόδου Πράξης (ΔΠΠΠ)
  • Τελικό Δελτίο Παρακολούθησης Προόδου Πράξης συμπληρωμένο και υποβεβλημένο από την ηλεκτρονική εφαρμογή (τελικό σημαίνει ότι αναφέρεται στο εξάμηνο στο οποίο πραγματοποιήθηκε η τελευταία πληρωμής της πράξης)
  • Στο τελικό ΔΠΠΠ αναγράφονται κατ’ ελάχιστον τα στοιχεία  ολοκλήρωσης  της πράξης ανά υποέργο και η επίτευξη των δεικτών συμπληρώνοντας τη στήλη «Πραγματοποίηση έως και το Τρίμηνο Αναφοράς» με τις τιμές που εμφανίζονται στην στήλη « Τιμή Στόχος».

Για την συμπλήρωση, ηλεκτρονική υποβολή και εκτύπωση, να γίνει χρήση της εφαρμογής Ηλεκτρονικής Υποβολής

 

3

  • Φωτογραφικά τεκμήρια από μόνιμη πινακίδα στον χώρο παροχής  των υπηρεσιών και εγκατάστασης της ηλεκτρονικής υποδομής
  •  Εκτυπώσεις (σε εικόνες) από όλες τις εφαρμογές λογισμικού προς όλους είτε εργαζόμενους, είτε ευρύ κοινό δηλαδή όλους τους χρήστες εφαρμογών
  • 2 έως 3 αντίτυπα από ημερίδες, αφίσες, φυλλάδια, δελτία τύπου τηλεοπτικά ή ραδιοφωνικά spot, εκδηλώσεις προβολής του έργου, αναμνηστικά για όσες πράξεις είχαν επιλέξιμες δαπάνες για ενέργειες δημοσιότητας

 

  • Αφορά σε αποδεικτικό υλικό δημοσιότητας της πράξης
  • Πινακίδα για πράξεις με Π/Υ  άνω των 500.000 €, ειδική σήμανση στις εφαρμογές , παραχθέν υλικό από δράσεις δημοσιότητας και προβολής
  • Το υπόδειγμα πινακίδας για τα χωροθετούμενα έργα βρίσκεται στη σελίδα 29 του οδηγού δημοσιότητας
  • Το υπόδειγμα πινακίδας για οριζόντια βρίσκεται στη σελ.17 του οδηγού δημοσιότητας
  • Επειδή τα περισσότερα ΠΕΠ δεν έχουν λογότυπο στη θέση αυτή μπορεί να αναγράφεται ο τίτλος του ΠΕΠ (π.χ. ΠΕΠ Δυτικής Μακεδονίας)
  • Συνιστάται ιδιαίτερη προσοχή, καθώς η δημοσιονομική διόρθωση που προκαλείται από μια απόκλιση από την ορθή εφαρμογή του κανονισμού περί δημοσιότητας (οπτική ταυτότητα συνδομής των Διαρθρωτικών Ταμείων), ενδέχεται να ανέλθει τουλάχιστον στο 2,5% επί των δαπανών

Οι φωτογραφίες, εκτυπώσεις να είναι σε ένα ή περισσότερα από τα ευρέως διαδεδομένα επιθέματα- μορφοτύπων πχ. jpg, tiff, bmp, eps, σε ευκρινή ανάλυση πχ. 1200 x 800 @ 300 pixels/inch.

 

Βλέπε:
ΟΔΗΓΟΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ & ΔΗΜΟΣΙΟΤΗΤΑΣ

4

Έγγραφο/α που να περιλαμβάνει:

 

1. την ηλεκτρονική διεύθυνση ή τις ηλεκτρονικές διευθύνσεις του αποτελέσματος της πράξης πχ. μόνιμο url, mobile app, κοκ.

 

2. επεξεργασμένα στοιχεία χρήσης, log files, στατιστικά στοιχεία συναλλαγών που αποδεικνύουν την παραγωγική λειτουργία

3. άλλα ποσοτικά ή ποιοτικά στοιχεία ή τεκμήρια πχ. μαρτυρίες τρίτων που αποδεικνύουν το γεγονός ότι επιτεύχθηκαν όλοι οι στόχοι της πράξης, όπως περιγράφονται στην Απόφαση Ένταξης και στο εγκεκριμένο Τεχνικό Δελτίο Πράξης

  • Οι ηλεκτρονικές διευθύνσεις μέσω των οποίων διατίθενται οι ηλεκτρονικές υπηρεσίες που αναφέρονται στην απόφαση ένταξης και στο τεχνικό δελτίο της πράξης απαιτούνται για την ικανότητα πιστοποίηση της λειτουργικότητας
  • Σε περίπτωση portal που οι ηλεκτρονικές υπηρεσίες διατίθενται κατόπιν εγγραφής να σταλεί demo username + password

Τα στατιστικά στοιχεία να είναι επεξεργασμένα και κατανοητά με χρήση εποπτικών γραφημάτων, κα.
πχ.

  • Γραφήματα εξέλιξης διάθεσης υπηρεσιών από site
  • Αριθμός υποθέσεων που εξυπηρετήθηκαν
  • Αριθμός ηλεκτρονικών συναλλαγών που καταγράφηκαν
  • Αριθμός μοναδικών επισκέψεων
  • κοκ.

5

Αντίγραφα εγγυητικών επιστολών καλής λειτουργίας-συντήρησης & λοιπών εγγυήσεων για κάθε υποέργο προμηθειών ή παροχής υπηρεσιών

  • Υποχρέωση από τη Λίστα Ολοκλήρωσης Υποέργων / Σύστημα Διαχείρισης Ελέγχου του ΕΣΠΑ 2007-2013

Αντίγραφα εγγυητικών στο πλαίσιο των συμβάσεων

6

Έντυπο στο οποίο καταγράφονται τα επικαιροποιημένα στοιχεία ταυτότητας και η διεύθυνση του φορέα ή των φορεών στον οποίους τηρούνται το σύνολο των στοιχείων και εγγράφων της πράξης καθώς και η μορφή με την οποία τηρούνται από τον κάθε εμπλεκόμενο φορέα

 

  • Συμπλήρωση του συνημμένου υποδείγματος που αφορά τις μακροχρόνιες υποχρεώσεις βάσει κανονισμού και του συστήματος διαχείρισης και ελέγχου του ΕΣΠΑ
  • Ο φάκελος της πράξης από το δικαιούχο διατηρείται για 3 χρόνια μετά το κλείσιμο του ΕΠ και έως το 2020 τουλάχιστον

 

Έντυπο Δήλωσης Επικαιροποίησης Στοιχείων Πράξης

 

 

7

Εκτύπωση / φωτοαντίγραφο των στοιχείων της ξεχωριστής λογιστικής μερίδας /λογιστικών καταστάσεων από το επίσημο λογιστικό σύστημα που τηρεί ο Δικαιούχος. Εάν δεν τηρεί ξεχωριστή λογιστική μερίδα υποβάλει Βιβλίο Αναλυτικής Καταγραφής Χρηματοοικονομικών Ενεργειών Πράξης (ΒΑΚΧΕΠ) με Υπογραφή & σφραγίδα

  • Απαιτείται προκειμένου να επιβεβαιωθούν οι καταχωρήσεις στα λογιστικά βιβλία του δικαιούχου µε τα αντίστοιχα καταχωρηθέντα στοιχεία στο ΟΠΣ.
  • Μόνο σε περίπτωση που δεν τηρείται ηλεκτρονική λογιστική μερίδα από τον Δικαιούχο, αποστέλλεται συμπληρωμένο το Βιβλίο Αναλυτικής Καταγραφής Χρηματοοικονομικών Ενεργειών Πράξης (ΒΑΚΧΕΠ)

Βιβλιο Αναλυτικης Καταγραφης Χρηματοοικονομικων Ενεργειων Πράξης

 

ΟΔΗΓΙΕΣ ΣΥΜΠΛΗΡΩΣΗΣ ΒΑΚΧΕΠ

 

BAΚΧΕΠ ΥΠΟΔΕΙΓΜΑ ΣΥΜΠΛΗΡΩΜΕΝΟ

8

Τελικό Δελτίο Δήλωσης Δαπανών

  • Εφόσον εκκρεμεί
  • Περιλαμβάνει όλες τις πληρωμές που δεν έχουν δηλωθεί στην ΕΥΔ και αποτυπώνουν την ολοκλήρωση του οικονομικού αντικείμενου
  • ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ:
    Για τα υποέργα που υλοποιήθηκαν με ίδια μέσα απαιτείται μαζί με το τελικό δελτίο δήλωσης δαπάνης του υποέργου με ίδια μέσα να υποβληθεί και απολογιστική συνολική  έκθεση που θα αποτυπώνει τη συνολική εικόνα κλεισίματος της απόφασης υλοποίησης με ίδια μέσα σύμφωνα με τους πίνακες της αρχικής αυτεπιστασίας

Για την συμπλήρωση, ηλεκτρονική υποβολή και εκτύπωση, να γίνει χρήση της εφαρμογής Ηλεκτρονικής Υποβολής

 

Συμπληρωμένη
Απολογιστική συνολική έκθεση

9

Τελικό extrait του τραπεζικού λογαριασμού της πράξης στο οποίο εμφανίζεται μηδέν το υπόλοιπο

  • Αποδεικτικό κίνησης λογαριασμού πράξης μετά την επιστροφή και του αδιάθετου υπόλοιπου ή τυχόν τόκων που θα έχουν δημιουργηθεί

Extrait από την Τράπεζα της Ελλάδος ή/και του λογαριασμού άλλης Τράπεζας στον οποίο τηρείται ο λογαριασμός για την πράξη

10

Αποδεικτικό επιστροφής αδιάθετου υπολοίπου χρηματοδότησης & τόκων προκαταβολής ή τόκων έντοκου λογαριασμού

  • Απαιτείται για το δημοσιονομικό κλείσιμο των πράξεων στο ΟΠΣ
  • Η επιστροφή των αδιάθετων υπολοίπων για τους φορείς που πληρώνουν μέσω ΠΣΥΠΟΔΕ ή τράπεζα Ελλάδος γίνεται με κατάθεση στο λογαριασμό αδιάθετων παρελθουσών χρήσεων βλέπε εγκύκλιο τακτοποίησης πληρωμών δημοσίων επενδύσεων αρ.πρωτ.13444/23.12/2015 παρ.β2.1 σελ 8

 

Εγκύκλιος ΠΔΕ για Τακτοποίηση πληρωμών 2015

 

11

Επιβεβαίωση μη παραγωγής εσόδων

  • Συμπλήρωση και υπογραφή του εγγράφου «Επιβεβαιωση μη παραγωγης εσοδων»
  • Διακρίβωση ελλείμματος χρηματοδότησης

 

Επιβεβαιωση μη παραγωγης εσοδων

12

Εκτύπωση ή αποδεικτικό ανάρτησης στο ΚΗΜΔΣ των προκηρύξεων-συμβάσεων- εντολών πληρωμών όλων των δημοσίων συμβάσεων

 

  • Αποδεικτικά νομιμότητας και κανονικότητας πληρωμών έργων
  • Απαιτούνται μόνο για τα στοιχεία εκείνα για τα οποία υπήρχε η υποχρέωση

Για τους Δικαιούχους (Φορείς) του άρθρου 1β του ν.2362/1995 οι οποίοι υπόκειται σε υποχρέωση για καταχώρηση των σχετικών στοιχείων στο Κεντρικό Ηλεκτρονικό Μητρώο Δημοσίων Συμβάσεων (ΚΗΜΔΣ) απαιτείται, για την διακρίβωση της επιλεξιμότητας των δαπανών να ελεγχθεί, η κανονικότητα και νομιμότητα των πληρωμών αναφορικά και με το ΚΗΜΔΣ. Η υποχρέωση των Φορέων για καταχώριση στο ΚΗΜΔΣ ξεκίνησε την 04.02.2013 για τα Υπουργεία, την 02.04.2013 για τους λοιπούς υπόχρεους Φορείς πλην των ΟΤΑ και την 02.05.2013 για τους ΟΤΑ (δείτε και τα σχετικά έγγραφα)

 

Σχετικά έγγραφα για ΚΗΜΔΣ

 

13

Λογιστική καρτέλα  του λογαριασμού που έχει καταχωρηθεί ο ΦΠΑ της πράξης

  • Απαιτείται για να ελεγχθεί αν ο ΦΠΑ ανακτήθηκε ή συμψηφίστηκε

 

14

Λίστα Ολοκλήρωσης Πράξης και τις Λίστες Ολοκλήρωσης Υποέργων

  • Συμπληρώνονται οι στήλες «ΝΑΙ» ή «ΟΧΙ» και η στήλη «Σχετικό Έγγραφο» και αποστέλλονται σε ηλεκτρονική μορφή

Λίστες ΣΔΕ

Λίστες Διοικητικού Ελέγχου για την Ολοκλήρωση Πράξης-Υποέργων

 

Τα παραπάνω αποτελούν τα Υποχρεωτικά έγγραφα για όλες τις συγχρηματοδοτούμενες πράξεις.

Επιπλέον, διακρίνονται οι παρακάτω περιπτώσεις:

 

Α. Σε περίπτωση κατά την οποία, για την πράξη έχει κοινοποιηθεί στον Δικαιούχο, έκθεση επιτόπιας επαλήθευσης από την ΕΥΔ ΕΠ «Ψηφιακή Σύγκλιση» ή άλλες ελεγκτικές αρχές , με συστάσεις, ο Δικαιούχος, επιπλέον των παραπάνω υποχρεωτικών εγγράφων, πρέπει να επισυνάψει στην Έκθεση Ολοκλήρωσης και 

 

 

Έγγραφη απάντηση με τις ενέργειες/μέτρα που έχει προβεί /αναλάβει ο Δικαιούχος σε συνέχεια όλων των συστάσεων που έχουν τεθεί για τη συγκεκριμένη Πράξη από ελεγκτικά όργανα ( Μονάδα Γ ΕΥΔ ΨΣ, Αρχή Πληρωμής, ΕΔΕΛ κτλ)

  • Διακρίβωση ότι οι ενέργειες/ μέτρα που αναλήφθηκαν είναι επαρκή για την διόρθωση των αποκλίσεων που αναγράφονται στην οριστικοποιημένη έκθεση επαλήθευσης και την πλήρη παραγωγική λειτουργία της πράξης & επίτευξη του σκοπού της

Έγγραφο απάντησης σε συστάσεις με αποδεικτικά στοιχεία από τη συμμόρφωση πχ. για πλημμελή μέτρα δημοσιότητας

Β. Για περιπτώσεις κατά τις οποίες ο Δικαιούχος της πράξης δεν συμπίπτει με τον Φορέα Λειτουργίας του έργου, ο Δικαιούχος, επιπλέον των υποχρεωτικών εγγράφων πρέπει να επισυνάψει στην Έκθεση Ολοκλήρωσης και 

 

 

Έγγραφο παράδοσης και ανάληψης της λειτουργίας από τον Φορέα Λειτουργίας

  • Ανάληψη υποχρέωσης λειτουργίας, διακρίβωση ικανότητας παραγωγικής λειτουργίας καθώς και ανάληψη τήρησης μακροχρόνιων υποχρεώσεων

Πρωτόκολλο παράδοσης – παραλαβής

Γ. Για τα μεγάλα έργα και τα έργα που παράγουν έσοδα, εφόσον στοιχεία της αρχικά υποβληθείσας χρηματοοικονομικής ανάλυσης έχουν μεταβληθεί κατά τη διάρκεια υλοποίησης της πράξης, ο Δικαιούχος, επιπλέον των υποχρεωτικών εγγράφων πρέπει να επισυνάψει στην Έκθεση Ολοκλήρωσης.

 

Επικαιροποιημένη χρηματοοικονομική ανάλυση προσδιορισμού του προς χρηματοδότηση ποσού

  • Διακρίβωση ελλείμματος χρηματοδότησης

Xρηματοοικονομική ανάλυση προσδιορισμού του προς χρηματοδότηση ποσού (Ανάλυση Κόστους Οφέλους)

Δ. Σε περίπτωση κατά την οποία στην απόφαση ένταξης ο ΦΠΑ δεν είναι επιλέξιμος και καλύπτεται από εθνικούς πόρους (στην Απόφαση Ένταξης εμφανίζεται ως προϋπολογισμός Π/Υ2) ο Δικαιούχος, επιπλέον των υποχρεωτικών εγγράφων πρέπει να επισυνάψει στην Έκθεση Ολοκλήρωσης και

 

Τελευταία περιοδική δήλωση ΦΠΑ και όλες τις περιοδικές από το 2012 και μετά

 

Αποδεικτικό επιστροφής στα αδιάθετα υπόλοιπα παρελθόντων οικονομικών ετών του ποσού του ΦΠΑ της πράξης

  • Τεκμηρίωση καταχώρησης ΦΠΑ Πράξης
  • Αποδεικτικό επιστροφής στα αδιάθετα
  • Κοινοποίηση και στον Φορέα Χρηματοδότησης

Βλέπε και
ΡΥΘΜΙΣΕΙΣ ΓΙΑ ΜΗ ΕΠΙΛΕΞΙΜΟ ΦΠΑ (ΦΕΚ2856_β_23102014)

Υπενθυμίζεται ότι ο Δικαιούχος, σύμφωνα με τον Ν. 3614/07, όπως ισχύει και την απόφαση ένταξης της πράξης, οφείλει να διατηρεί το σύνολο των εγγράφων που αφορούν τη συγχρηματοδοτούμενη πράξη όπως δικαιολογητικά έγγραφα σχετικά με τις δαπάνες και τους λογιστικούς ελέγχους των πράξεων κοκ. σε ειδικό φάκελο της πράξης για διάστημα τριών ετών μετά το κλείσιμο του Επιχειρησιακού Προγράμματος  και τουλάχιστον μέχρι το 2020.

Προθεσμία για την υποβολή των Εκθέσεων Ολοκλήρωσης με όλα τα σχετικά τεκμηριωτικά έγγραφα, ορίζεται η 28.3.2016. Σε περίπτωση μη δυνατότητας υποβολής της Έκθεσης Ολοκλήρωσης έως το αργότερο αυτήν την ημερομηνία, πρέπει να σταλεί εγγράφως η σχετική τεκμηρίωση του λόγου. Παράταση της προθεσμίας θα παρέχεται μόνο για αντικειμενικά τεκμηριωμένες, σοβαρές αιτίες.

Όλα τα έγγραφα προς χρήση καθώς και έγγραφα αναφοράς όπως σχετικοί εγκύκλιοι, ΚΥΑ διατίθενται στους 2 ηλεκτρονικούς φακέλους που επισυνάπτονται στην παρούσα ηλεκτρονική ανακοίνωση.

Η Ειδική Υπηρεσία Διαχείρισης του ΕΠ «Ψηφιακή Σύγκλιση» θα βρίσκεται στη διάθεση όλων των Δικαιούχων για την εύρυθμη και επιτυχή εφαρμογή της διαδικασίας Ολοκλήρωσης Πράξεων.



[1] στον πίνακα περιγράφεται ο σκοπός των εγγράφων, χρήσιμες παρατηρήσεις και παρέχεται σχετικό υπόδειγμα, ο τρόπος για την υποβολή του και σχετικά έγγραφα αναφοράς.